Praktik Sehat Untuk Keamanan Kas


Di pertengahan tahun seperti saat ini merupakan waktu yang tepat untuk memikirkan perbaikan di internal perusahaan, karena masa sibuk penyelesaian laporan tahunan dan laporan pajak telah selesai, kita dapat lebih fokus melakukan perbaikan-perbaikan internal, agar operasional perusahaan bisa berjalan lebih baik. Mirip dengan general check-up kesehatan tubuh kita, perusahaan juga perlu dilakukan check-up, apakah ada kelemahan sistem yang berdampak pada timbul risiko kerugian dalam operasional perusahaan.

 

Hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah pengamanan uang kas. Uang merupakan aset yang paling likuid dan rentan terhadap risiko, sehingga perlu diterapkan sistem pengamanan yang memadai. Beberapa pertanyaan sederhana yang cukup efektif untuk memeriksa apakah sistem pengamanan uang di perusahaan sudah memadai:

1.Apakah ada karyawan selain kasir yang memiliki akses untuk menerima dan mengeluarkan uang?
2.Apakah karyawan divisi akuntansi memiliki akses ke tempat penyimpanan uang?
3.Apakah saldo uang kas di perusahaan seringkali selisih?

 

Bila jawabannya “Ya” pada satu atau lebih pertanyaan di atas, maka rekomendasi tindakan yang perlu dilakukan sebagai berikut:

 

  1. Batasi saldo uang kas di perusahaan, usahakan jumlah besar dana disimpan di bank, dan sediakan jumlah yang secukupnya untuk operasional yang bersifat urgent. Hal ini untuk meminimalkan risiko hilang atau salah catat.
  2. Gunakan sistem imprest fund untuk pengelolaan kas kecil. Imprest fund adalah sistem yang menjadikan saldo kas akan selalu sama setiap saat, dimana terdiri dari saldo uang kas yang belum digunakan dan bukti-bukti pengeluaran. Pengisian kembali kas dilakukan hanya sebesar bukti-bukti pengeluaran sehingga saldo kas kecil selalu tetap.
  3. Karyawan divisi akuntansi tidak boleh memiliki hak akses terhadap uang kas. Karyawan divisi akuntansi hanya boleh membuat jurnal pengeluaran dan pemasukan uang. Hanya kasir yang boleh memiliki akses terhadap uang kas.
  4. Uang kas disimpan di tempat yang aman, disediakan brankas atau cash box yang hanya bisa dibuka oleh karyawan yang berwenang. Brankas atau cash box harus dalam kondisi tertutup/terkunci selama tidak diperlukan.
  5. Batas otorisasi atau persetujuan untuk melakukan pengeluaran juga harus ditetapkan, misal kasir diberi wewenang untuk melakukan pengeluaran sampai dengan jumlah tertentu, sedangkan di atas jumlah itu harus disetujui oleh karyawan yang lebih tinggi.
  6. Setiap hari dilakukan penghitungan saldo kas dan disaksikan oleh petugas lain selain kasir, serta dibuatkan berita acara.

Prinsip dasar untuk menjaga keamanan uang kas di Perusahaan adalah pemisahan fungsi, maksudnya adalah terdapat lebih dari satu orang untuk melakukan satu rangkaian pekerjaan. Hal ini perlu dilakukan untuk meminimalkan kesalahan dan mencegah terjadinya kecurangan. Fungsi yang perlu dipisahkan adalah fungsi antara pihak yang melakukan pencatatan, yang menjalankan fungsi penyimpanan/memiliki akses ke uang kas dan yang melakukan otorisasi/memberikan persetujuan penggunaan uang kas.